Le Conseil Étudiant est composé des étudiant·e·s élu·e·s par et parmi l’ensemble des étudiant·e·s, au sein de la HEPL, au cours des élections annuelles qui sont organisées conformément au Règlement Électoral du Conseil Étudiant.
Le Conseil Étudiant de la HEPL s’engage à recruter des membres et à les coopter afin que le Conseil Étudiants représente au mieux les différentes catégories, dans la mesure du possible.
Et les membres du conseil étudiants à l’exception des vacances scolaires et des périodes d’examens, telles que définies par le Règlement général des études, le Conseil Étudiant se réunit, dans la mesure du possible, au minimum deux fois par mois.
La convocation des réunions
Dans la mesure du possible, les réunions sont établies sur base d’un calendrier, lors de la première réunion de chaque semestre de l’année académique et communiqué aux membres du Conseil Étudiant.
En cas d’urgence, le Bureau, statuant à l’unanimité, peut convoquer une réunion extraordinaire du Conseil Étudiant, à tout moment, et même pendant les vacances scolaires ou les périodes d’examens. La moitié des membres doivent être présent·e·s ou représenté·e·s et accepter à la majorité la motivation de l’urgence de la réunion.
Le Conseil Étudiant est convoqué par le Bureau, au minimum trois jours calendrier avant sa tenue si cette dite réunion est dans l’agenda du début d’année et 7 jours calendrier dans le cas contraire, par au moins 2 des moyens suivants : courrier, courrier électronique, réseaux sociaux, communication interne de l’établissement ou téléphone. Le courrier ou le courrier électronique doit être un des moyens utilisés.
En cas d’urgence dûment motivée, le Conseil Étudiant peut être réuni dans des délais plus brefs. Dans ce cas, la convocation se fait par courrier électronique ou téléphone.
La Présidence, le Bureau ou 1/5ème des membres du Conseil Étudiant peuvent demander la convocation d’une réunion extraordinaire du Conseil.
La convocation à la réunion du Conseil comporte l’Ordre du Jour et les documents nécessaires à la préparation du Conseil, comme par exemple le listing. Il faut également faire une mise au vert entre l’ancien et le nouveau bureau afin de faire perdurer la bonne procédure des réunions.
La convocation est envoyée par le Secrétariat, La Présidence ou la personne qu’il/elle a dûment mandatée.
L’Ordre du Jour est établi par la Présidence, sur base de la décision du Bureau ou sur base de demandes formulées par des membres du Conseil, avant l’envoi de la convocation.
La présence aux réunions
Tou·te·s les membres du Conseil s’engagent à être présent·e·s aux réunions. Toute absence doit être excusée auprès du Secrétariat, de la Présidence ou de la Vice-Présidence, par mail ou par SMS, au plus tard avant le début de la réunion.
En cas d’absence, le/la membre du Conseil s’engage, dans la mesure du possible, à donner une procuration dûment signée, de manière physique ou électronique, à un·e autre membre pour qu’il/elle puisse voter en son nom. Les procurations doivent être remises au Secrétariat ou par mail sur l’adresse mail officielle du Conseil Étudiant, au plus tard avant le premier vote de la réunion.
Après deux absences consécutives sans procuration, ou tentative de don de procuration motivée auprès du secrétariat, le Conseil enverra une notification au membre concerné et ajoutera l’exclusion potentielle de celui-ci à l’Ordre du Jour de la réunion suivant la notification. Si après trois absences consécutives sans procuration, le/la membre sera exclu·e du Conseil automatiquement.
Après trois absences non consécutives sans procurations, le Conseil enverra une notification au membre concerné et ajoutera l’exclusion potentielle de celui-ci à l’Ordre du Jour de la réunion suivant la notification. Si après cinq absences sans procurations le/la membre ne montre toujours pas d’activité, le/la membre sera exclu·e du Conseil automatiquement.