Le Conseil Étudiant élit en son sein un Bureau composé de trois membres au moins et de sept membres au plus. Les diverses fonctions à pourvoir obligatoirement au sein du Bureau sont les suivantes :
- Présidence ;
- Secrétariat ;
- Trésorerie.
Ces fonctions ne sont pas cumulables. D’autres fonctions peuvent être créées par vote au sein du Conseil Étudiant et être intégrées au Bureau, nous avons décidé de créer les postes non-obligatoires suivant :
- Responsable communication ;
- Coordinateur·ice d’équipe ;
- Vice-présidence.
Les candidatures pour les fonctions citées doivent être transmises dans les 3 jours ouvrables avant la réunion élective du Conseil Étudiant.
Le Bureau est chargé de l’application pratique des décisions de l’Assemblée Générale du Conseil Étudiant. Il fait rapport au Conseil Étudiant lors de chaque réunion.
Le Bureau peut être révoqué par l’Assemblée Générale du Conseil Étudiant, en totalité ou en partie, et à tout moment, pour autant que la révocation ait été inscrite à l’ODJ d’une réunion régulièrement convoquée.
Les différents rôles du Bureau
Les membres du bureau ont chacun un rôle bien défini au sein du conseil étudiant et en voici les rôles :
rôle de la Présidence
La Présidence est le porte-parole du Conseil Étudiant (dans l’établissement, auprès de l’Organisation Représentative des étudiant·e·s au niveau Communautaire, sur les réseaux sociaux, dans les médias…)
* La Présidence peut être composée d’une Co-Présidence.
À l’exception des étudiant·e·s mandaté·e·s par l’Assemblée Générale du Conseil Étudiant dans les différents organes, la Présidence est seul habilitée à s’exprimer publiquement au nom du Conseil Étudiant. Elle signe tout courrier officiel émanant du Conseil Étudiant.
La Présidence assume la coordination des négociations de tout ordre que doit mener le Conseil Étudiant. Elle assure la direction de l’Assemblée Générale du Conseil Étudiant.
La Présidence est considérée, du point de vue des mandats, comme inscrit(e) dans toutes les catégories de la HEPL. En cas d’absence ou d’empêchement de la Présidence, celle-ci est valablement représentée par la Vice-Présidence. Celle-ci s’efforce, dans la mesure du possible, de prendre contact avec la Présidence pour coordonner leurs actions.
Rôle du Secrétariat
Le Secrétariat est responsable de la rédaction de tous les documents officiels du Conseil Étudiant. Il rédige les procès-verbaux des réunions du Conseil Étudiant et du Bureau.
Le Secrétariat est responsable de l’archivage des documents officiels et procès-verbaux des réunions du Conseil Étudiant, du Bureau et des organes de la HEPL, dans le local du Conseil Étudiant.
Il est chargé de transmettre copie des courriers reçus à toutes les personnes concernées. Lorsque la nature urgente d’une réponse à donner à un courrier officiel le justifie, et pour autant qu’il ne s’agisse pas de prendre position pour le Conseil Étudiant, le Secrétariat peut répondre en personne à la demande.
Le Secrétariat coordonne les mandats du Conseil Étudiant dans les organes de la HEPL et l’Organisation Représentative au niveau communautaire. Il s’assure que tous les mandats soient pourvus, dans la mesure du possible.
Le Secrétariat peut s’adjoindre jusqu’à deux membres du Conseil Étudiant pour l’aider dans sa tâche. Ceux-ci/celles-ci portent le titre de Secrétaires adjoint·e·s et leur nomination nécessite l’approbation de l’Assemblée Générale du Conseil Étudiant.
Rôle de la Trésorerie
La Trésorerie a en charge la gestion des ressources financières du Conseil Étudiant. Dans la mesure du possible, lors de sa prise de fonction, elle suivra une formation comptabilité auprès de l’Organisme de Représentation Communautaire.
Pour ce faire, elle tient à jour le journal des entrées et sorties en caisse et sur le compte bancaire. Tout transfert d’argent au nom du Conseil Étudiant doit être effectué par la Trésorerie.Elle procède au remboursement des notes de frais des membres du Conseil Étudiant ou des mandataires, uniquement sur présentation des justificatifs.
Elle peut s’adjoindre jusqu’à deux membres du Conseil pour l’aider dans sa tâche. Ceux-ci/celles-ci portent le titre de Trésorier/ère adjoint·e·s.
Tous les deux mois, elle présente au Conseil Étudiant un état de ses finances, ainsi qu’un relevé des dépenses.
Rôle de la Vice-présidence
La Vice-présidence assume les fonctions de la Présidence, en son absence. La Vice-présidence est habilitée à s’exprimer au nom du Conseil à chaque fois qu’il est mandaté par la Présidence. Elle assiste la Présidence, dans ses fonctions. Elle peut l’assister sur des thématiques plus spécifiques et bien définies entre elles.
Rôle du responsable communication
Le Conseil Étudiant fait part de ses décisions, activités, positions aux étudiant·e·s de la HEPL. Pour ce faire, il convient de développer des moyens de communication spécifiques au Conseil Étudiant : journal, valves, page Facebook, Instagram compte Twitter, site internet…
Le Conseil Étudiant nomme une personne responsable de la communication, idéalement. L’objectif étant de réfléchir à communiquer de manière cohérente et uniforme, à travers tous les moyens de communication développés. Sinon, cette fonction reviendra la Présidence
Toute publication sera approuvée par un membre du Bureau du Conseil Étudiant avant d’être mise à disposition des étudiant·e·s.
Les communications peuvent être :
- Les annonces officielles du Conseil Étudiant ;
- Les prises de position du Conseil Étudiant ;
- Un compte-rendu des mandataires ;
- Un résumé des réunions du Conseil Étudiant, avec invitation aux prochaines réunions ;
- Le relais de publications de l’Organisation de Représentation Communautaire ;
- Des articles de portée interne ou générale ;
- Etc.
Les communications ne peuvent pas être :
- Un positionnement pour un parti politique ou une idéologie ;
- Du sponsoring ;
- De la publicité externe au Conseil Étudiant ;
- Etc.
Rôle du Coordinateur·ice d’équipe
Le ou la Coordinateur·ice d’équipe doit faire respecter les règles suivantes :
Dans toutes les instances internes et externes du Conseil Étudiant, les représentant·e·s étudiant·e·s se doivent d’être poli·e·s et respectueux/ses. Ils/elles ne tiendront pas de propos racistes, choquants, dégradants, contraires aux lois ou aux bonnes mœurs.
Si dans une instance interne au Conseil Étudiant, un·e membre à voix délibérative a une attitude délibérément choquante et que malgré au moins deux rappels, il ne cesse ce comportement, le/la responsable de l’instance peut prendre contre lui/elle des sanctions.
Tout membre d’une instance du Conseil Étudiant qui nuit à la qualité et au bon déroulement des réunions est passible des sanctions prévues au Titre V du présent règlement.
Les sanctions sont les suivantes :
- Pour un·e membre effectif/ve du Conseil Étudiant : exclusion du lieu du débat, à l’exception des votes pour lesquels le/la membre est rappelé·e au sein de l’assemblée.
- Pour toute autre personne : exclusion de l’assemblée avec interdiction d’être présent·e aux deux prochaines réunions de l’organe en question. Lorsque le comportement se répète, l’exclusion peut être définitive.
Les Réunions du Bureau
Le Bureau se réunit au moins deux fois par mois, en moyenne, excepté durant les congés scolaires et les périodes d’examens. C’est un idéal mais à adapter, en fonction de la dynamique du Conseil Étudiant.
Pour des raisons exceptionnelles, le Bureau peut être convoqué en urgence à tous moments, y compris pendant les congés scolaires ou pendant les périodes d’examens. Trois membres du Bureau doivent être présent·e·s et accepter à l’unanimité la motivation de l’urgence.
Les réunions du Bureau sont ouvertes à tous les étudiant·e·s, sauf si au moins 3 membres du Bureau présents demandent la tenue d’un huis clos pour un ou plusieurs points.
Les réunions du Bureau sont convoquées par le Secrétariat, par téléphone ou par courriel.
Les convocations ont lieu au plus tard le jour précédant la réunion.
Les décisions du Bureau sont prises à la majorité des voix des membres présent·e·s ou représenté·e·s, chaque membre disposant d’une voix et pouvant se faire représenter par un·e autre membre à voix délibérative, lequel/laquelle ne peut être porteur/euse que d’une procuration. En cas de partage des voix.
La décision est automatiquement renvoyée pour un nouveau vote au Conseil Étudiant. Chaque réunion du Bureau fait l’objet d’un procès-verbal, rédigé par le Secrétariat ou un autre membre désigné. Il contient les décisions prises ainsi qu’un résumé des débats. Chaque procès-verbal est approuvé, lors de la réunion suivante du Bureau. Il sera ensuite inclus dans les archives du Conseil Étudiant.